Okrągła teczka na transporty, drukowanie pokwitowań, odszukiwanie teczki w przypadku zmiany zlecenia i wymiana odpowiednich stron –tak wygląda zarządzanie zleceniami logistycznymi i zamówieniami na kontenery w wielu firmach logistycznych. Pomimo istniejącego oprogramowania podobna sytuacja miała miejsce w firmie BD Containerhandel und Logistik GmbH w Bremie.
Pożegnanie z folderem obiegowym
Właśnie wtedy, jesienią ubiegłego roku, Ole Brümmer dołączył do firmy ojca jako kierownik oddziału i następca dyrektora zarządzającego. Poszukując rozwiązania dla bardziej wydajnych i cyfrowych procesów, dowiedział się o firmie Indiwa Digitale Kommunikation GmbH z Bremy. Jako dostawcę oprogramowania logistycznego zainteresowała nas ich specjalistyczna oferta produktów, na którą składa się Contado jako oprogramowanie TMS do transportu kontenerów oraz Tarico jako oprogramowanie do zarządzania stawkami. „Ingo Litek, dyrektor zarządzający, poświęcił czas na wyjaśnienie nam wszystkiego, a następnie dostosował swoje oprogramowanie do naszych potrzeb za pomocą systemu modułowego. Zwróciłem uwagę na doświadczenie zespołu, zarówno jako twórców oprogramowania, jak i –co więcej –jako byłych logistyków. Następnie Indiwa przeprowadziła wdrożenie i szkolenie w firmie, tak aby wszystko działało od pierwszego dnia. Cała zmiana była łatwa i zajęła mniej czasu niż się spodziewaliśmy”.
Digitalizacja ułatwia życie
Oprogramowanie może pracować tylko z tym, co zostało wcześniej wprowadzone. To właśnie w tej kwestii Ole Brümmer zachęca swoich kolegów z branży do skanowania w biurze: „Tak, skanowanie pierwszej teczki z zamówieniami zajęło 15 minut. Potem wszystko szło coraz szybciej i szybciej. Dzięki temu nasza praca jest o wiele łatwiejsza. Teraz z każdego stanowiska widzimy status wszystkich zamówień i zapytań, możemy przetwarzać dane cyfrowo, a przede wszystkim niektóre procesy, takie jak tworzenie faktury, działają automatycznie po kliknięciu myszką. Późniejsza archiwizacja jest teraz absolutnie prosta, bez konieczności stosowania pełnych półek. Również współpraca z podwykonawcami stała się łatwiejsza i bardziej przejrzysta dla wszystkich.”
Ole Brümmer jest również zadowolony z aspektu ekologicznego, ponieważ dzięki temu, że wszystko odbywa się teraz bez użycia papieru, od otrzymania zamówienia do wystawienia faktury w biurze w Bremie, oszczędza się farbę drukarską i papier. Nowa przejrzystość i efektywność, których jego zdaniem potrzebuje dziś jako spedytor i dostawca usług, są uzupełnione dobrymi doświadczeniami ze współpracy z partnerem biznesowym, firmą Indiwa. „Równocześnie z wymianą oprogramowania otworzyliśmy drugi oddział firmy. Również w tym przypadku Indiwa rozwiązała sytuację razem z nami i dla nas, dzięki czemu możemy na przykład wysyłać tę samą pocztę lub informacje jednocześnie do różnych nadawców we wszystkich lokalizacjach i nigdzie nie ma chaosu.”
Mimo całej automatyzacji, oprogramowanie nie zastępuje myślenia, ale ułatwia działanie. Na początku jest to inwestycja, która może wydawać się ryzykowna. Jednak z mojego doświadczenia wynika, że cyfryzacja jest korzystna dla wszystkich uczestników procesu logistycznego.